Meine Vorüberlegungen zur Aufgabenkritik tragen Früchte. Ohne konkretes Zielbild keine Aufgabenkritik. Die Kolleginnen und Kollegen müssen schließlich wissen, was auf sie zu kommt und was von ihnen erwartet wird. Nach Rücksprache mit unserem Vorstand konnte ich ihn glücklicherweise für den Auftakt-Workshop gewinnen. Er wird die eröffnenden Worte sprechen, die Notwendigkeit und die Ziele der Personalbemessung und der anstehenden Aufgabenkritik klar und deutlich kommunizieren. Das hat mit Sicherheit die beste Wirkung und zeigt die Erwartungshaltung und Verbindlichkeit des Vorstands gegenüber den Mitarbeitern.
Ziele braucht der Mensch!
Mein Chef hat mir unmissverständlich klar gemacht, dass er am Ende der Würdigungsphase einen überarbeiteten Stellenplan wünscht, in dem die (neuen) Aufgaben und Zuständigkeiten auf Basis eines realistisch optimierten Zeiten- und Mengengerüsts dargestellt werden. Dabei hält er an seinem Ziel fest, mindestens 15% der aktuell gebundenen Kapazitäten als Freiräume zu heben. Im Ergebnis möchte er den Anteil der Wertschöpfungszeit an der gesamten Nettoarbeitszeit erhöhen und die ohnehin anstehende natürliche Fluktuation als zusätzlichen Wertschöpfungstreiber nutzen.
Vorsicht bei der Begriffswahl!
Ich störe mich aber immer noch am Begriff: Aufgabenkritik. Das suggeriert den Mitarbeitern doch, dass sie ihren Job bislang nicht gut machen. Kritik ist doch per se negativ besetzt. Wir werden daher die Aufgaben ‚würdigen‘ und nicht ‚kritisieren‘. Diese Begriffswahl kommt mit Sicherheit auch bei unserer Personalvertretung besser an. Insgesamt bleiben mir für die Würdigungsphase gute 2 Wochen, ganz schön straffer Zeitplan. ich werde daher auf eine Mischung aus Präsenzveranstaltungen und Praxisphasen setzen. In mehreren aufeinander aufbauenden Halbtages-Workshops mit den Kolleginnen und Kollegen werden die Aufgaben gewürdigt, Zeiten und Mengen konsolidiert. In den Pufferphasen zwischen den Workshops sind die Mitarbeiter dazu angehalten, die gemeinsam erarbeiteten Zwischenergebnisse in deren Tagesgeschäft zu reflektieren und sacken zu lassen. Die Machbarkeit der Vorschläge kann so bereits parallel zu den Workshops geprüft und ggf. korrigiert werden. Ich verspreche mir von diesem Vorgehen die größtmögliche Einbindung und Partizipation der Mitarbeiter.
Agenda ist gut, Drehbuch ist besser!
Ich habe mir mal die Mühe gemacht und mir eine grobe Agenda zusammengestellt. Folgendes sollte meiner Ansicht nach am 1. Workshop-Tag passieren:
1. Eröffnung und Zielbild (9.00 Uhr)
- Begrüßung durch den Vorstand
- Rückblick auf den Auftrag und die Zielsetzung für die anstehende Würdigungsphase
- Methodisches Vorgehen, Zeitlicher Rahmen/Workshop-Termine
2. Aufgabenanalyse
- Aufgaben, Zuständigkeiten sowie Zeiten-Mengen-Gerüst visualisieren und plausibilisieren
3. Einstieg in die Würdigungsphase
- Effektivitätsprüfung – Bestimmung des WAS?
4. Nächste Schritte, nächster Termin (14.00 Uhr)
Ich muss mir eingestehen, dass ich mich doch noch ziemlich unsicher fühle. Keine Ahnung, was mich erwartet, wenn ich vor den Kollegen stehe. Da die richtige Vorbereitung ja bekanntlich die halbe Miete ist, habe ich mir ein dezidiertes Drehbuch für den Tag erstellt. Das überzeugt bestimmt auch meinen Chef.
