Strukturiert und systematisch zum Ziel

Ein wenig Lampenfieber war schon dabei. Aber schließlich gab’s kein Zurück mehr. Die Kollegen/innen hatten den Workshop-Termin zur Aufgabenkritik bestätigt und nun saßen sie da. Natürlich war auch die Anspannung unter den Kollegen/innen zu spüren. Welche Ergebnisse hat die Personalbemessung geliefert? Wie werden diese nun interpretiert? Und wie gehen wir damit um? Die Aufgabenkritik bzw. Aufgabenwürdigung setzt sich wertend mit den ermittelten Mitarbeiterkapazitäten (MAK) pro Aufgabe auseinander und ermittelt Optimierungsbedarfe. Schließlich sollen die MAK zukünftig effizienter eingesetzt werden. Diese Zielvorgabe schreckte die Mitarbeiter zunächst ab. Doch die Einbindung der Mitarbeiter und der Anspruch, sich kritisch und ehrlich mit den Aufgaben auseinanderzusetzen, überzeugte sie schließlich mitzumachen. Die Mitarbeiter hatten so die Möglichkeit, ihre Ideen und Verbesserungswünsche direkt einzubringen.

Den Wald vor lauter Bäumen sehen!

Für die notwendige Transparenz sorgen Funktionendiagramme und die ermittelten MAK-Verteilungen für die zur Diskussion stehenden relevanten Aufgaben. Für die bemessene Vertriebseinheit erstellten wir das unten gezeigte Funktionendiagramm. Ermittelte Aufgaben und Zuständigkeiten können so besser abgegrenzt und untersucht werden.

Den Aufgaben stellten wir die ermittelten MAK aus der Personalbemessung gegenüber. Wir konnten so die jeweiligen MAK-Anteile an der Gesamt-MAK des Vertriebsbereichs sichtbar machen und entsprechend würdigen. In der unteren Abbildung wird beispielhaft die MAK-Verteilung für die Aufgaben der Vertriebsassistenz (VA) dargestellt. Insgesamt entfallen auf die Aufgabenbündel ‚Rechnung erstellen‘ ‚Dokumente prüfen‘ und ‚Aufträge versenden‘ 3,97 MAK.

Mit Hilfe der Excel-Liste konnten wir uns anschließend an die eigentliche Aufgabenwürdigung machen. In zwei aufeinander folgenden Workshops unterzogen wir die Aufgaben zunächst einer Effektivitätsprüfung (sog. Zweckkritik) und danach einer Effizienzprüfung (sog. Vollzugskritik). Wir stellten uns die Frage, ob Aufgaben noch notwendig sind und wenn ja, ob diese optimiert oder verlagert werden können. Die Effizienzprüfung (sog. Vollzugskritik) ermittelte daraufhin insbesondere Optimierungsideen in Bezug auf die Einsparung bestehender MAK und die Erhöhung der Wertschöpfung. Im Endeffekt konnten wir auf diese Weise zahlreiche Optimierungspotenziale identifizieren und tatsächlich Kapazitäten aufdecken, die wir wiederum effizienter einsetzen können.

Ergebnistableau zur Aufgabenkritik/-Würdigung

Wenn die nächsten Workshop-Runden ähnlich gute Ergebnisse liefern, dann bin ich guter Dinge, dass wir am Ende die Zielsetzung wirklich erreichen können.